Jak zorganizować konferencję?

Strona główna » Blog » Jak zorganizować konferencję?

jak zorganizować konferencję

Jak zorganizować konferencję? To pytanie coraz częściej zadają sobie przedstawiciele różnych firm oraz środowisk naukowych. Prawdopodobnie Ty także się nad tym zastanawiasz, skoro trafiłeś na ten artykuł. Pozornie łatwe przedsięwzięcie może skończyć się spektakularnym sukcesem lub porażką. Jak uniknąć tego drugiego? Odpowiednio się przygotowując! Podpowiemy Ci, jak powinna wyglądać organizacja konferencji krok po kroku.

Konferencje stają się coraz popularniejsze

Studenci, przedstawiciele świata naukowego, biznesmeni, co ich łączy? Wszystkie te grupy osób coraz częściej spotykają się podczas różnego rodzaju konferencji. Wydarzenia te nierzadko zyskują rangę prestiżowych - służą nie tylko wymianie wiedzy, ale także nawiązywaniu przydatnych kontaktów. Pozornie nieistotne detale mogą zadecydować o tym, w jakim świetle goście zapamiętają całe wydarzenie. Dlatego dobrze jest wiedzieć jak zorganizować konferencję, która okaże się sukcesem. Krok po kroku podpowiadamy jak się do tego zabrać.

Jak zorganizować konferencję - 6 kroków, o których nie wolno zapomnieć

Zdajemy sobie sprawę z tego, że organizacja konferencji może być niełatwym zadaniem. Nie jest ono jednak niewykonalne. Można sobie z nim poradzić bez konieczności zatrudniania specjalnej firmy (co niejednokrotnie udowodniły utrzymujące wysoki poziom konferencje studenckie). Jeśli chcesz wiedzieć, jak zorganizować konferencję krok po kroku, poniżej przedstawiamy 6 punktów, których warto się trzymać.

right arrow

Krok 1 - Ogólna koncepcja

Warto zacząć od podstaw - jaka będzie tematyka konferencji, do kogo będzie ona kierowana, jakich prelegentów warto zaprosić. Dzięki nakreśleniu ogólnego szkicu wydarzenia łatwiej będzie przejść do kolejnych kroków. Od początku warto zastanowić się między innymi nad tym:

  • jaka będzie tematyka i oprawa konferencji,
  • ilu gości chcemy zaprosić,
  • jak rozpowszechnić informacje o wydarzeniu,
  • kto poprowadzi prelekcje,
  • gdzie powinno odbyć się wydarzenie,
  • jak będzie wyglądał kalendarz konferencji (czas rejestracji uczestników, przesyłania tematów prelekcji, wnoszenia opłat itp.).
right arrow

Krok 2 - Bez budżetu ani rusz

Jak zorganizować konferencję bez pieniędzy? Może być ciężko... Niezwykle ważną kwestią jest dokładne określenie budżetu wydarzenia i zamknięcie się w nim. Przemyśl to ile funduszy możesz przeznaczyć na noclegi, wynajem sali, catering, materiały konferencyjne itp. Warto także zastanowić się nad tym, jakie opłaty będą musieli wnieść uczestnicy. Dobrą opcją jest także pozyskanie sponsorów dla wydarzenia. Dla dużych firm to całkiem dobra szansa na wypromowanie się, a dla Ciebie na obniżenie kosztów!

right arrow

Krok 3 - Wybór dobrego miejsca

Organizacja konferencji krok po kroku nie może obejść się bez znalezienia odpowiedniego miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Warto zadbać o to, by obiekt miał dobrą lokalizację, był odpowiednio wyposażony (urządzenia multimedialne, np. nagłośnienie, rzutniki itp.) i pomieścił wszystkich uczestników. Dodatkowym atutem będzie duży parking lub dobre połączenie komunikacją miejską.

right arrow

Krok 4 - Pakiet usług dodatkowych

Kiedy już wybierzesz obiekt na konferencję spójrz na to, czy oferuje on jakieś usługi dodatkowe, takie jak na przykład catering, miejsca noclegowe itp. Dzięki temu nie będziesz musiał się martwić o zapewnienie ich we własnym zakresie.

right arrow

Krok 5 - Dodatki i atrakcje dla uczestników

Nie zapominaj o dodatkowych materiałach i atrakcjach dla uczestników. Program konferencji, mapka z dojazdem czy rozpiska hoteli i hosteli w pobliżu miejsca wydarzenia z pewnością pomogą odnaleźć się uczestnikom w obcym mieście.

Warto zadbać także o dodatkowe atrakcje w trakcie konferencji. Koncert? Warsztaty lepienia z gliny? Wieczorny bankiet? Wszystko zależy od Twoich funduszy, gości wydarzenia (inne atrakcje zainteresują szacownych profesorów, a inne przedstawicieli branży IT) oraz wyobraźni.

right arrow

Krok 6 - Zaproszenia

Kiedy już wszystko zaplanowane zadbaj o poinformowanie uczestników o konferencji. Plakaty, indywidualne zaproszenia, media społecznościowe - wszystkie chwyty dozwolone. Ważne, aby potencjalni goście mieli szansę dowiedzieć się o organizowanym przez Ciebie wydarzeniu.

Konferencja w Domu Gościnnym

Mamy nadzieję, że choć trochę rozwialiśmy Twoje wątpliwości w kwestii tego, jak zorganizować konferencję. Jeśli będziesz trzymać się tych prostych kroków z pewnością łatwiej zaplanujesz wydarzenie, które olśni wszystkich gości. Jeśli właśnie poszukujesz idealnego miejsca na konferencje w Wielkopolsce, zapraszamy do naszego Domu Gościnnego. Usytuowany w pięknej okolicy (22 km od Poznania - Środa Wielkopolska) obiekt z pewnością spełni nawet najwyższe wymagania. Oferujemy między innymi smaczny catering i profesjonalną obsługę, duży parking dla gości oraz nowoczesne sale konferencyjne. Za każdym razem staramy się w 100% sprostać oczekiwaniom naszych klientów - przekonaj się o tym sam!

Zadzwoń

Reklama w Google: widoczni
Widoczni

Skontaktuj się z nami przez

Proszę podać adres email i wprowadzić treść zapytania.

formularz szybkiego kontaktu

E-mail*:

Treść*:

* pole wymagane

lub Zadzwoń do nas

tel. +48 508-255-527